FMIS is de afkorting voor Facility Management Informatie Systeem en is een hulpmiddel om (facilitaire) processen en informatie te managen en hierover het overzicht te behouden. Veel verschillende data wordt opgenomen in het systeem, u kunt hierbij onder anderen denken aan: assetbeheer, storingsmeldingen en -afhandelingen, (meerjaren)onderhoudsplanningen, relatiebeheer, begrotingen, etc. Al deze processen worden vaak gestuurd door een (technisch) facilitair manager. Door het gebruiken van een FMIS is alle informatie opgeslagen binnen één systeem.

Een FMIS kan voor meerdere doelen ingezet worden.
Het wordt onder andere gebruikt als database voor de facilitaire of technische organisatie, hierbij wordt het FMIS ingezet om relevante en belangrijke informatie te registreren, zodat deze altijd voor handen is, en eenvoudig opgezocht kan worden. Een FMIS kan ook worden gebruikt voor de (financiële) rapportages, meerjarenplanningen en het bijhouden van de voortgang van projecten, storingen en onderhoud. Daarnaast is een FMIS ook uitermate geschikt voor het ondersteunen van (dagelijkse) facilitaire en technische processen zoals het registreren van storingsmeldingen, het doorsturen van een reparatieverzoek naar de aannemer, of het afhandelen van onderhoudstaken.

Met een FMIS pakket investeer je in het digitaliseren van je bedrijf.
Doordat alle gegevens op één plek staan, kan alles aan elkaar gekoppeld worden, hierdoor krijgt de facilitaire manager een beter overzicht van o.a. de uitgaven, reparaties en vervangingen.
Overzicht; Efficiëntie; Real-time informatie Sommige pakketten zijn webbased, dit houdt in dat elke gebruiker overal, op elke computer/tablet toegang heeft tot informatie.
Door dat de informatie en gegevens online staan, is het vaak mogelijk om koppelingen te maken met andere softwarepakketten. Bijvoorbeeld voor technische tekeningen.

Een FMIS pakket zorgt voor orde en overzicht bij het beheren van uw vastgoed. Excel wordt vaak gebruikt als stap 1 voor het noteren van gegevens. Dit werkt, tot een bepaalde hoeveelheid. Hoe meer gegevens, hoe slechter het overzicht. Met een FMIS pakket kunt u sneller werken, zijn de status, leeftijd, onderhoudskosten en alle andere data met elkaar verbonden, waardoor een koppeling met uw financiële rapportage snel is gemaakt. Eén wijziging of nieuwe koppeling en u hoeft geen Excelsheet om te gooien.

Door het aanschaffen van een FMIS, worden de facilitaire processen sneller, efficiënter en meer op de klant gericht. Doordat benodigde informatie direct beschikbaar is kan de klant beter en sneller bediend worden, omdat de processen systematisch ondersteund worden en daardoor is er continu inzicht in de voortgang.

Een FMIS wordt voornamelijk gebruikt binnen facilitaire en/of technische afdelingen van organisaties. Dit kunnen organisaties zijn binnen elke branche, zolang er maar facilitaire processen of facilitaire dienstverlening is.

Een FMIS kan worden gebruikt door alle medewerkers in een organisatie, maar wordt het meest gebruikt door medewerkers in de facilitaire organisatie. Andere gebruikers kunnen bijvoorbeeld zijn: receptionisten; medewerkers technische dienst; financiële medewerkers e.d.
Naast interne medewerkers kunnen ook externe partijen gebruik maken van een FMIS pakket. Doormiddel van rechten kan dan aangegeven worden wat elke gebruiker mag doen binnen het systeem. Deze rechten worden door de gebouweigenaar of hoofdgebruiker van het systeem beheert.

Dit kan in elke situatie verschillend zijn, maar heeft u behoefte aan (meer) overzicht, of wilt u uw efficiëntie verhogen, dan is een FMIS pakket geschikt voor uw bedrijf.

De kosten voor de aanschaf en implementatie van een FMIS variëren heel erg. Bij Maintis is het zo opgebouwd, dat u al vanaf het kleinste pakket gebruik kunt maken van alle beschikbare modules die er zijn. Daarnaast betaald u per gebruikersrol en het dataverbruik.
Meer informatie over gebruikersrollen vindt u hier.
Voor een volledig prijzenoverzicht kunt u contact met ons opnemen.

Wij werken met verschillende licentiegroottes, hierin hebben wij ook rekening gehouden met kleine bedrijven en zelfs eenmansbedrijven. Wilt u meer informatie over ons licentiemodel?
Vraag hier onze prijzen aan.

Er zijn geen direct vergelijkbare alternatieven voor het gebruik van een FMIS. Wel zijn er andere systemen waar de gegevens ook geregistreerd kunnen worden, vaak wordt hiervoor Excel gebruikt.

Er zijn verschillende FMIS systemen verkrijgbaar, variërend van klein en eenvoudig tot veelomvattend en complex. Het aanbod is grof te verdelen in 3 categorieën.
Deelsystemen: Veelal eenvoudige oplossingen ter ondersteuning van een specifiek facilitair proces; Integrale systemen: Oplossingen ter ondersteuning van meerdere processen. Deze systemen zijn complexer, maar hebben diverse voordelen op het gebied van procesintegratie en management informatie; ERP systemen: “Enterprise Resource Planning” systemen worden veel in het primaire proces van de organisatie toegepast. De functionaliteit van deze systemen is gericht op administratie, financieel, logistiek, orderstromen, HRM, e.d. Veel van de systemen zijn een combinatie van twee of meerdere categorieën, maar zijn opgezet vanuit één categorie.
Maintis is voornamelijk een integraal systeem, maar heeft ook veel functionaliteiten van een ERP systeem

Bij het aanschaffen van een FMIS is het belangrijk goed te weten waarvoor en hoe het FMIS gebruikt gaat worden en welke processen er ondersteund moeten worden. Om dit te bepalen is het belangrijk te weten wat de behoeftes zijn per niveau in de organisatie. Deze informatie vormt de input voor het pakket van eisen en wensen, die worden gehanteerd bij de aanschaf van een FMIS.

Bij de aanschaf van een FMIS is voorbereiding noodzakelijk. Kennis van de eigen processen is een must. Zonder kennis is het niet mogelijk het juiste systeem te selecteren en onmogelijk om een systeem op de juiste manier te implementeren.
Ook is het erg belangrijk dat de medewerkers en het management overtuigd zijn van de meerwaarde van het FMIS, dit wordt vaak vergeten, maar zij moeten er uiteindelijk mee werken. Dus als zij de meerwaarde er niet van inzien, is de kans groot dat ze het niet gestructureerd toepassen. Snelle en ondoordachte aanschaf van het systeem, leidt vaak tot teleurstellingen.
Er zijn verschillende valkuilen bij de aanschaf en implementatie van een FMIS.
U kunt tegen de volgende dingen aanlopen: Het systeem blijkt achteraf niet aan te sluiten aan de behoeften; Het systeem blijkt achteraf niet aan te sluiten bij de technische randvoorwaarden; Implementatie loopt uit; Het budget wordt overschreden; Het ontbreken of verdwijnen van het zien van meerwaarde bij de gebruikers.
Deze punten zijn te voorkomen door vooraf goed over onderstaande dingen na te denken: Maak een goede projectplanning; Juiste interne communicatie; Het creëren van meerwaarde bij de gebruikers; Het beschrijven van de te ondersteunen processen, zodat voor iedereen duidelijk is wat het systeem moet kunnen; Het beschrijven van de informatie behoefte zodat voor alle betrokken partijen duidelijk is welke informatie het systeem moet genereren; Goed beeld ontwikkelen van de beheerskosten

De kosten voor de aanschaf en implementatie van een FMIS variëren heel erg. Bij Maintis is het zo opgebouwd, dat u al vanaf het kleinste pakket gebruik kunt maken van alle beschikbare modules die er zijn. Daarnaast betaald u per gebruikersrol en het dataverbruik.
Meer informatie over gebruikersrollen vindt u hier.
Voor een volledig prijzenoverzicht kunt u contact met ons opnemen.

Wij werken met verschillende licentiegroottes, hierin hebben wij ook rekening gehouden met kleine bedrijven en zelfs eenmansbedrijven. Wilt u meer informatie over ons licentiemodel?
Vraag hier onze prijzen aan.

Maintis biedt verschillende modules. Een overzicht van de modules vindt u hier.

Maintis behoord tot één van meest technische FMIS pakketten die er op de markt zijn. Maintis is een combinatie van een integraal systeem en een ERP systeem. Dit houdt in dat het speciaal is ontwikkeld voor het beheren en onderhouden van gebouwen en installaties.

Wij kunnen met een export van de gegevens van uw oude pakket de implementatie voor u verzorgen. Uiteraard moeten er wel zaken opnieuw ingesteld en gekoppeld worden. Maar hoe meer relevante data beschikbaar is, hoe eenvoudiger dit voor ons is. Voor verdere toelichting vragen wij u om contact met ons op te nemen.

Indien u alles in Excel heeft genoteerd, kunt u uw Excel bestanden naar ons toezenden en dan zorgen wij dat alles wordt geïmplementeerd.

Maintis is een product van VHB, VHB is een adviesbureau voor het behoudt en beheer van gebouwen. Onze adviseurs kunnen de inventarisatie voor u verzorgen.
Tijdens het inventariseren worden uw assets direct gekoppeld aan uw Maintis omgeving. Deze dienst is niet inbegrepen bij de (implementatie) kosten van Maintis.